Politica antiriciclaggio (AML) e antiterrorismo (CTF).

1. Scopo

La presente Politica contro il riciclaggio di denaro (AML) e il finanziamento del terrorismo (CTF) stabilisce gli standard, i controlli e le procedure di BitTopUp progettati per prevenire, individuare e segnalare il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo, il finanziamento della proliferazione e altri crimini finanziari associati ai servizi offerti sulla piattaforma BitTopUp.

2. Ambito

La presente Politica si applica a tutti i prodotti, servizi e linee di business di BitTopUp e a tutti i dipendenti, funzionari, direttori, appaltatori, agenti e terze parti affiliate. Copre tutti gli utenti e i clienti (al dettaglio e istituzionali) che interagiscono con la piattaforma, indipendentemente dalla loro ubicazione, soggetti alle leggi applicabili.

3. Definizioni chiave

• Riciclaggio di denaro (ML): Il processo di occultamento della provenienza illecita dei proventi di reato.
• Finanziamento del terrorismo (TF): La fornitura o la raccolta di fondi per sostenere atti o organizzazioni terroristiche.
• Finanziamento della proliferazione (PF): Finanziare la proliferazione delle armi di distruzione di massa.
• Due Diligence della Clientela (CDD): Misure di verifica dell'identità e valutazione del rischio applicate ai clienti.
• Due Diligence rafforzata (EDD): Due diligence aggiuntiva per clienti, prodotti o aree geografiche a rischio più elevato.
• Persona Politicamente Esposta (PEP): Persona investita di importanti funzioni pubbliche, compresi i familiari e gli stretti collaboratori.
• Sanzioni: Misure restrittive emesse dalle autorità competenti (ad esempio, ONU, OFAC, UE, UK HMT ed elenchi locali).

4. Quadro normativo

BitTopUp si impegna a rispettare tutte le leggi e i regolamenti AML/CTF applicabili di Hong Kong, i requisiti extraterritoriali pertinenti e gli standard riconosciuti a livello internazionale, comprese le raccomandazioni della Financial Action Task Force (FATF). In caso di conflitti tra la presente Politica e le leggi locali, si applica lo standard più severo nella misura consentita dalla legge.

5. Approccio basato sul rischio

BitTopUp applica un approccio basato sul rischio (RBA) per identificare e mitigare i rischi ML/TF/PF.

5.1 Valutazione del rischio

• Valutare il rischio intrinseco e residuo tra clienti, prodotti/servizi, canali di consegna e aree geografiche.
• Aggiornare le valutazioni almeno una volta all'anno o in caso di modifiche sostanziali (ad esempio, nuovi prodotti o mercati).

5.2 Mitigazione del rischio

• Implementare controlli commisurati al rischio (livelli CDD, limiti, regole di monitoraggio e revisioni).
• Documentare le motivazioni per l'accettazione, la mitigazione o l'evitamento del rischio.

6. Governance e responsabilità

• Consiglio/Direzione: Approva questa Politica, definisce la propensione al rischio, garantisce risorse e supervisione.
• Responsabile della conformità antiriciclaggio (MLRO): Supervisiona il programma antiriciclaggio, riferisce al Consiglio, gestisce le indagini e i collegamenti normativi.
• Tutto il personale: È necessario seguire questa politica, completare la formazione e segnalare immediatamente le preoccupazioni.

7. Due Diligence della Clientela (CDD)

7.1 Quando è richiesto CDD

• Durante l'onboarding e prima di fornire i servizi.
• Quando sorge il sospetto di ML/TF/PF.
• In caso di modifiche sostanziali o dubbi sui dati precedentemente ottenuti.

7.2 Identificazione e verifica (KYC)

• Persone fisiche: Nome completo, data di nascita, nazionalità, indirizzo di residenza, selfie/dati biometrici ove consentiti dalla legge, e documento d'identità rilasciato dal governo (passaporto/carta d'identità/patente di guida).
• Persone giuridiche: Denominazione legale, denominazione commerciale, numero di registrazione, indirizzo registrato, amministratori, firmatari autorizzati, natura dell'attività e Proprietari effettivi finali (UBO) con verifica della proprietà/controllo.
• Convalidare le informazioni utilizzando fonti affidabili e indipendenti e, ove appropriato, soluzioni di identità digitale.

7.3 Scopo e natura prevista

• Raccogliere informazioni sull'attività prevista, sulla fonte dei fondi e, in caso di rischio più elevato, sulla fonte della ricchezza.

7.4 Livelli CDD

• Due Diligence Semplificata (SDD): Consentito solo dove si dimostra che il rischio è basso e legalmente consentito.
• CDD standard: Livello predefinito per la maggior parte dei clienti.
• Due Diligence rafforzata (EDD): Obbligatorio per clienti ad alto rischio, PEP, aree geografiche ad alto rischio, strutture proprietarie complesse o media avversi.

7.5 Impossibile completare CDD

• BitTopUp non stabilirà né manterrà un rapporto e prenderà in considerazione la possibilità di presentare una segnalazione ove giustificato.

8. Due Diligence rafforzata (EDD)

• Ottieni l'approvazione del senior management per l'onboarding o il mantenimento di clienti ad alto rischio.
• Confermare la fonte dei fondi e, ove applicabile, la fonte della ricchezza.
• Applicare limiti più severi, maggiore frequenza di monitoraggio e revisioni periodiche.
• Per le PEP: valutare ruolo, influenza e prossimità; eseguire uno screening sfavorevole dei media e delle sanzioni con un monitoraggio continuo.

9. Monitoraggio e screening continui

• Monitorare l'attività rispetto ai profili di rischio e al comportamento previsto per rilevare anomalie (ad esempio, strutturazione, movimenti rapidi in entrata/uscita, uso di mixer o strumenti per la privacy ove rilevante).
• Controlla i clienti e le transazioni rispetto a sanzioni, watchlist ed elenchi PEP aggiornati al momento dell'onboarding e su base continuativa.
• Rivedere e aggiornare periodicamente le informazioni sui clienti, in base al rischio.
• Esaminare tempestivamente gli avvisi; documentare decisioni e motivazioni.

10. Controlli delle transazioni

• Imposta limiti basati sul rischio su depositi, prelievi, acquisti e rimborsi.
• Limitare o vietare le transazioni che coinvolgono giurisdizioni ad alto rischio o persone/entità sanzionate.
• Applica l'analisi blockchain e lo screening dei rischi per i flussi di asset virtuali, ove applicabile.
• Implementa controlli di velocità, controlli dei rischi del dispositivo/IP e autenticazione a più fattori.
• Blocca, metti in pausa o rifiuta le transazioni in attesa di revisione in cui vengono identificati segnali di allarme.

11. Segnalazione di attività sospette

• I dipendenti devono segnalare immediatamente attività insolite o sospette al responsabile della conformità antiriciclaggio (MLRO).
• Ove richiesto, l'MLRO archivierà rapporti interni ed esterni alla competente Unità di Informazione Finanziaria (UIF) di Hong Kong senza avvisare il cliente.
• Tutte le indagini e le archiviazioni sono documentate e conservate in modo confidenziale.

12. Conservazione dei registri

• Conservare i registri CDD/KYC, le transazioni, i registri di screening, gli avvisi di monitoraggio, le indagini e i registri di formazione per i periodi richiesti dalla legge applicabile.
• Garantire che i record siano recuperabili tempestivamente per richieste normative e audit.

13. Formazione e sensibilizzazione

• Fornire formazione AML/CTF basata sui ruoli al momento dell'onboarding e almeno una volta all'anno.
• Fornisci moduli mirati per ruoli a rischio più elevato (ad esempio, onboarding, pagamenti, indagini, operazioni crittografiche).
• Valutare l'efficacia della formazione e conservare i registri delle presenze.

14. Revisione indipendente

• Condurre test indipendenti del programma AML/CTF almeno una volta all'anno o in caso di modifiche sostanziali.
• Correggere tempestivamente i risultati con piani d'azione e tempistiche documentati.

15. Protezione dei dati e privacy

• Trattare i dati personali in modo lecito e minimo per scopi AML/CTF, in conformità con le leggi sulla privacy applicabili.
• Implementare adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative.
• Fornire avvisi chiari e ottenere consensi ove richiesto dalla legge.

16. Affidamento a terzi

• Ove consentito dalla legge, BitTopUp può fare affidamento su terze parti regolamentate per elementi di CDD/KYC, previa valutazione del rischio e accordi scritti.
• BitTopUp rimane il ultimo responsabile della conformità.

17. Attività vietate e limitate

• I servizi non sono disponibili per i clienti che si trovano in, o che risiedono abitualmente in, giurisdizioni ampiamente sanzionate.
• Gli usi vietati includono: mescolamento/concentrazione per offuscare la provenienza, mercati della rete oscura, ransomware, sfruttamento minorile, traffico di esseri umani, proliferazione di armi, schemi di frode o qualsiasi attività illegale.
• BitTopUp può rifiutare o terminare rapporti che presentano rischi inaccettabili.

18. Rispetto delle sanzioni

• Controlla clienti, beneficiari e transazioni rispetto a ONU, OFAC, UE, HMT del Regno Unito e relativi elenchi di sanzioni locali.
• Bloccare o rifiutare le transazioni che coinvolgono persone, entità o strumenti sanzionati come richiesto.
• Segnalare le corrispondenze delle sanzioni alle autorità competenti secondo i requisiti legali.

19. Violazione, applicazione e azioni disciplinari

• Le violazioni di questa Politica possono comportare azioni disciplinari fino al licenziamento e possono essere segnalate alle autorità.
• I fornitori e i partner che violano gli obblighi potrebbero essere soggetti alla risoluzione del contratto e alle notifiche alle autorità di regolamentazione, ove applicabile.

20. Revisione e aggiornamenti delle politiche

• La presente Politica viene rivista almeno una volta all'anno e in caso di modifiche normative o aziendali significative.
• Gli aggiornamenti materiali richiedono l'approvazione del Consiglio o del senior management.

21. Contatto

Per domande su questa Politica o per segnalare attività sospette, contattare:
E-mail: ibittopup@gmail.com
Indirizzo: Stanza 1508, 15/F, Grand Plaza Office Tower II, 625 Nathan Road, Mong Kok, Kowloon, Hong Kong

22. Dichiarazione di non responsabilità

Questa politica fornisce una panoramica generale del programma AML/CTF di BitTopUp. Non crea alcun diritto d'azione privato e può essere integrato da procedure non rese pubbliche. Niente in questo documento costituisce consulenza legale.