Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CTF).

1. Cel

Niniejsza Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CTF) określa standardy, kontrole i procedury BitTopUp mające na celu zapobieganie, wykrywanie i zgłaszanie prania pieniędzy, finansowania terroryzmu, finansowania proliferacji i innych przestępstw finansowych związanych z usługami oferowanymi na platformie BitTopUp.

2. Zakres

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich produktów, usług i linii biznesowych BitTopUp oraz do wszystkich pracowników, członków kadry kierowniczej, dyrektorów, wykonawców, agentów i powiązanych stron trzecich. Obejmuje wszystkich użytkowników i klientów (detalicznych i instytucjonalnych) wchodzących w interakcję z platformą, niezależnie od lokalizacji, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa.

3. Kluczowe definicje

• Pranie pieniędzy (ML): Proces ukrywania nielegalnego pochodzenia dochodów z przestępstwa.
• Finansowanie terroryzmu (TF): Dostarczanie lub gromadzenie funduszy na wspieranie aktów lub organizacji terrorystycznych.
• Finansowanie proliferacji (PF): Finansowanie rozprzestrzeniania broni masowego rażenia.
• Należyta staranność wobec klienta (CDD): Środki weryfikacji tożsamości i oceny ryzyka stosowane wobec klientów.
• Wzmocniona należyta staranność (EDD): Dodatkowa analiza due diligence w przypadku klientów, produktów lub lokalizacji geograficznych o podwyższonym ryzyku.
• Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP): Osoba, której powierzono prominentne funkcje publiczne, w tym członkowie rodziny i bliscy współpracownicy.
• Sankcje: Środki ograniczające wydane przez właściwe organy (np. ONZ, OFAC, UE, brytyjskie HMT i listy lokalne).

4. Ramy regulacyjne

BitTopUp zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu obowiązujących w Hongkongu, odpowiednich wymogów eksterytorialnych oraz standardów uznanych na arenie międzynarodowej, w tym zaleceń Grupy Specjalnej ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (FATF). W przypadku sprzeczności pomiędzy niniejszą Polityką a lokalnymi przepisami, w zakresie dozwolonym przez prawo zastosowanie mają bardziej rygorystyczne standardy.

5. Podejście oparte na ryzyku

BitTopUp stosuje podejście oparte na ryzyku (RBA) w celu identyfikacji i ograniczania ryzyka ML/TF/PF.

5.1 Ocena ryzyka

• Oceń ryzyko nieodłączne i rezydualne dla klientów, produktów/usług, kanałów dostaw i lokalizacji geograficznych.
• Aktualizuj oceny co najmniej raz w roku lub po istotnych zmianach (np. nowych produktach lub rynkach).

5.2 Ograniczanie ryzyka

• Wdrażaj kontrole proporcjonalne do ryzyka (poziomy CDD, limity, zasady monitorowania i przeglądy).
• Dokumentuj uzasadnienie akceptacji, łagodzenia lub unikania ryzyka.

6. Zarządzanie i obowiązki

• Zarząd/Zarząd: Zatwierdza niniejszą Politykę, ustala apetyt na ryzyko, zapewnia zasoby i nadzór.
• Specjalista ds. zgodności z przepisami AML (MLRO): Nadzoruje program AML, podlega Zarządowi, zarządza dochodzeniami i współpracą z organami regulacyjnymi.
• Cały personel: Należy przestrzegać niniejszej Polityki, ukończyć szkolenie i natychmiast przekazywać wątpliwości.

7. Należyta staranność wobec klienta (CDD)

7.1 Gdy wymagane jest CDD

• Podczas wdrażania i przed świadczeniem usług.
• Kiedy pojawia się podejrzenie ML/TF/PF.
• W przypadku istotnych zmian lub wątpliwości co do wcześniej uzyskanych danych.

7.2 Identyfikacja i weryfikacja (KYC)

• Osoby: Imię i nazwisko, data urodzenia, narodowość, adres zamieszkania, selfie/biometryczne, jeśli jest to zgodne z prawem, oraz wydany przez rząd dokument tożsamości (paszport/dowód osobisty/prawo jazdy).
• Osoby prawne: Nazwa prawna, nazwa handlowa, numer rejestracyjny, adres siedziby, dyrektorzy, upoważnieni sygnatariusze, charakter działalności oraz Ostateczni właściciele rzeczywiści (UBO) z weryfikacją własności/kontroli.
• Weryfikuj informacje, korzystając z wiarygodnych, niezależnych źródeł i, w stosownych przypadkach, rozwiązań w zakresie tożsamości cyfrowej.

7.3 Cel i zamierzony charakter

• Zbierz informacje o oczekiwanej aktywności, źródle środków i, w przypadku wyższego ryzyka, źródle majątku.

7.4 Poziomy CDD

• Uproszczone badanie due diligence (SDD): Dozwolone tylko wtedy, gdy ryzyko jest wyraźnie niskie i jest prawnie dozwolone.
• Standardowy CDD: Poziom domyślny dla większości klientów.
• Wzmocniona należyta staranność (EDD): Wymagane w przypadku klientów wysokiego ryzyka, PEP, obszarów geograficznych wysokiego ryzyka, złożonych struktur właścicielskich lub niekorzystnych mediów.

7.5 Nieukończenie CDD

• BitTopUp nie nawiąże ani nie utrzyma relacji i rozważy złożenie raportu, jeśli będzie to uzasadnione.

8. Wzmocniona należyta staranność (EDD)

• Uzyskaj zgodę kierownictwa wyższego szczebla na przyjęcie lub utrzymanie klientów wysokiego ryzyka.
• Potwierdź źródło funduszy i, w stosownych przypadkach, źródło majątku.
• Stosuj bardziej rygorystyczne limity, zwiększoną częstotliwość monitorowania i okresowe przeglądy.
• W przypadku PEP: ocena roli, wpływu i bliskości; przeprowadzać przeglądy mediów i sankcji w ramach ciągłego monitorowania.

9. Bieżące monitorowanie i kontrola

• Monitoruj aktywność pod kątem profili ryzyka i oczekiwanych zachowań, aby wykryć anomalie (np. strukturyzowanie, szybkie ruchy wejścia/wyjścia, użycie mikserów lub narzędzi zapewniających prywatność, w stosownych przypadkach).
• Sprawdzaj klientów i transakcje pod kątem aktualnych sankcji, list obserwacyjnych i list PEP podczas wdrażania i na bieżąco.
• Okresowo przeglądaj i aktualizuj informacje o klientach w oparciu o ryzyko.
• Niezwłocznie sprawdzaj alerty; dokumentować decyzje i uzasadnienia.

10. Kontrola transakcji

• Ustaw oparte na ryzyku limity wpłat, wypłat, zakupów i umorzeń.
• Ograniczać lub zakazywać transakcji z udziałem jurysdykcji wysokiego ryzyka lub osób/podmiotów objętych sankcjami.
• W stosownych przypadkach zastosuj analizę blockchain i kontrolę ryzyka pod kątem przepływów aktywów wirtualnych.
• Wdrażaj kontrole prędkości, kontrolę ryzyka urządzenia/adresu IP i uwierzytelnianie wieloskładnikowe.
• Wstrzymaj, wstrzymaj lub odrzuć transakcje do czasu sprawdzenia, jeśli zostaną wykryte sygnały ostrzegawcze.

11. Zgłaszanie podejrzanych działań

• Pracownicy mają obowiązek natychmiast zgłaszać nietypowe lub podejrzane działania inspektorowi ds. zgodności z przepisami AML (MLRO).
• W razie potrzeby podmiot MLRO będzie składał raporty wewnętrzne i raporty zewnętrzne właściwej jednostce analityki finansowej (FIU) w Hongkongu, nie powiadamiając o tym klienta.
• Wszystkie dochodzenia i zgłoszenia są dokumentowane i przechowywane w sposób poufny.

12. Prowadzenie rejestrów

• Przechowuj zapisy CDD/KYC, transakcje, dzienniki kontroli, alerty monitorowania, dochodzenia i dokumentację szkoleń przez okresy wymagane przez obowiązujące prawo.
• Zapewnij możliwość szybkiego odzyskania dokumentacji na potrzeby wniosków organów regulacyjnych i audytów.

13. Szkolenie i świadomość

• Zapewnij oparte na rolach szkolenie w zakresie AML/CTF podczas wdrażania i co najmniej raz w roku.
• Dostarczaj ukierunkowane moduły dla ról o podwyższonym ryzyku (np. wdrażanie, płatności, dochodzenia, operacje kryptograficzne).
• Oceniaj efektywność szkoleń i prowadź listę obecności.

14. Niezależny przegląd

• Przeprowadzaj niezależne testy programu AML/CTF co najmniej raz w roku lub w przypadku istotnej zmiany.
• Niezwłocznie napraw ustalenia, korzystając z udokumentowanych planów działania i harmonogramów.

15. Ochrona danych i prywatność

• Przetwarzaj dane osobowe zgodnie z prawem i w minimalnym zakresie do celów AML/CTF, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności.
• Wdrożyć odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa.
• Należy przekazywać jasne powiadomienia i uzyskiwać zgody, jeżeli jest to wymagane przez prawo.

16. Poleganie na osobach trzecich

• Jeśli jest to dozwolone przez prawo, BitTopUp może polegać na regulowanych stronach trzecich w zakresie elementów CDD/KYC, z zastrzeżeniem oceny ryzyka i pisemnych umów.
• BitTopUp pozostaje ostatecznie odpowiedzialny za zgodność.

17. Działania zabronione i ograniczone

• Usługi nie są dostępne dla klientów znajdujących się w jurysdykcjach objętych kompleksowymi sankcjami lub będących ich zwykłymi rezydentami.
• Zabronione zastosowania obejmują: mieszanie/przerzucanie w celu zaciemnienia pochodzenia, rynki darknetowe, oprogramowanie ransomware, wykorzystywanie dzieci, handel ludźmi, rozprzestrzenianie broni, oszustwa lub jakąkolwiek nielegalną działalność.
• BitTopUp może odmówić lub zakończyć relacje, które stwarzają niedopuszczalne ryzyko.

18. Przestrzeganie sankcji

• Sprawdzaj klientów, beneficjentów i transakcje pod kątem HMT ONZ, OFAC, UE, Wielkiej Brytanii i odpowiednich list lokalnych sankcji.
• W razie potrzeby blokuj lub odrzucaj transakcje z udziałem osób, podmiotów lub instrumentów objętych sankcjami.
• Zgłaszaj mecze dotyczące sankcji właściwym organom zgodnie z wymogami prawnymi.

19. Naruszenia, egzekwowanie prawa i działania dyscyplinarne

• Naruszenia niniejszej Polityki mogą skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych aż do rozwiązania stosunku pracy i mogą podlegać zgłoszeniu władzom.
• Dostawcy i partnerzy, którzy naruszą obowiązki, mogą w stosownych przypadkach zostać obciążeni rozwiązaniem umowy i powiadomieniem organów regulacyjnych.

20. Przegląd i aktualizacje zasad

• Niniejsza Polityka jest poddawana przeglądowi co najmniej raz w roku oraz po znaczących zmianach regulacyjnych lub biznesowych.
• Istotne aktualizacje wymagają zgody Zarządu lub kierownictwa wyższego szczebla.

21. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki lub zgłoszenia podejrzanej aktywności należy skontaktować się z:
E-mail: ibittopup@gmail.com
Adres: Pokój 1508, 15/F, Grand Plaza Office Tower II, 625 Nathan Road, Mong Kok, Kowloon, Hongkong

22. Zastrzeżenie

Niniejsza Polityka zawiera ogólny przegląd programu AML/CTF firmy BitTopUp. Nie stwarza to żadnego prywatnego prawa do działania i może być uzupełnione procedurami nieujawnianymi publicznie. Żadne z postanowień niniejszego dokumentu nie stanowi porady prawnej.