Beleid tegen het witwassen van geld (AML) en de financiering van terrorisme (CTF).

1. Doel

Dit beleid ter bestrijding van het witwassen van geld (AML) en de financiering van terrorisme (CTF) zet de normen, controles en procedures van BitTopUp uiteen die zijn ontworpen om het witwassen van geld, de financiering van terrorisme, de financiering van proliferatie en andere financiële misdrijven die verband houden met de diensten die worden aangeboden op het BitTopUp-platform te voorkomen, op te sporen en te rapporteren.

2. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op alle producten, diensten en bedrijfsonderdelen van BitTopUp, en op alle werknemers, functionarissen, directeuren, contractanten, agenten en gelieerde derde partijen. Het heeft betrekking op alle gebruikers en klanten (retail en institutioneel) die interactie hebben met het platform, ongeacht de locatie, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

3. Sleuteldefinities

• Witwassen van geld (ML): Het proces waarbij de illegale herkomst van opbrengsten van misdrijven verborgen blijft.
• Terroristische financiering (TF): Het verstrekken of inzamelen van geld ter ondersteuning van terroristische daden of organisaties.
• Proliferatiefinanciering (PF): Financiering van de proliferatie van massavernietigingswapens.
• Klantenonderzoek (CDD): Identiteitsverificatie en risicobeoordelingsmaatregelen toegepast op klanten.
• Verbeterde due diligence (EDD): Extra due diligence voor klanten, producten of regio's met een hoger risico.
• Politiek prominent persoon (PEP): Een persoon die is belast met prominente publieke functies, inclusief familieleden en naaste medewerkers.
• Sancties: Beperkende maatregelen uitgevaardigd door bevoegde autoriteiten (bijv. VN, OFAC, EU, UK HMT en lokale lijsten).

4. Regelgevingskader

BitTopUp verbindt zich ertoe te voldoen aan alle toepasselijke AML/CTF-wetten en -voorschriften van Hong Kong, relevante extraterritoriale vereisten en internationaal erkende normen, waaronder de aanbevelingen van de Financial Action Task Force (FATF). Wanneer er conflicten ontstaan ​​tussen dit Beleid en lokale wetten, is de strengere norm van toepassing voor zover toegestaan ​​door de wet.

5. Risicogebaseerde aanpak

BitTopUp past een risicogebaseerde benadering (RBA) toe om ML/TF/PF-risico's te identificeren en te beperken.

5.1 Risicobeoordeling

• Beoordeel het inherente en resterende risico voor klanten, producten/diensten, leveringskanalen en geografische gebieden.
• Update beoordelingen minstens jaarlijks of bij materiële veranderingen (bijvoorbeeld nieuwe producten of markten).

5.2 Risicobeperking

• Implementeer controles die in overeenstemming zijn met het risico (CDD-niveaus, limieten, monitoringregels en beoordelingen).
• Documenteer redenen voor risicoacceptatie, -beperking of -vermijding.

6. Bestuur en verantwoordelijkheden

• Bestuur/directie: Keurt dit beleid goed, stelt de risicobereidheid vast, zorgt voor middelen en toezicht.
• AML-nalevingsfunctionaris (MLRO): Houdt toezicht op het AML-programma, rapporteert aan de Raad van Bestuur, beheert onderzoeken en regelgevende contacten.
• Al het personeel: Moet dit beleid volgen, de training voltooien en problemen onmiddellijk escaleren.

7. Klantenonderzoek (CDD)

7.1 Wanneer CDD vereist is

• Bij onboarding en vóór het verlenen van diensten.
• Wanneer er een vermoeden van ML/TF/PF ontstaat.
• Bij materiële wijzigingen of twijfels over eerder verkregen gegevens.

7.2 Identificatie en verificatie (KYC)

• Personen: Volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, woonadres, selfie/biometrische gegevens indien wettelijk toegestaan, en een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs (paspoort/ID-kaart/rijbewijs).
• Juridische entiteiten: Wettelijke naam, handelsnaam, registratienummer, geregistreerd adres, bestuurders, tekenbevoegden, aard van de onderneming, en Uiteindelijke Begunstigden (UBO’s) met verificatie van eigendom/controle.
• Valideer informatie met behulp van betrouwbare, onafhankelijke bronnen en, waar nodig, digitale identiteitsoplossingen.

7.3 Doel en beoogde aard

• Verzamel informatie over de verwachte activiteit, de bron van het geld en, bij een hoger risico, de bron van de rijkdom.

7.4 CDD-niveaus

• Vereenvoudigde due diligence (SDD): Alleen toegestaan indien aantoonbaar laag risico en wettelijk toegestaan.
• Standaard CDD: Standaardniveau voor de meeste klanten.
• Verbeterde due diligence (EDD): Vereist voor klanten met een hoog risico, PEP's, regio's met een hoog risico, complexe eigendomsstructuren of ongunstige media.

7.5 Kan CDD niet voltooien

• BitTopUp zal geen relatie opbouwen of onderhouden, en zal overwegen om indien gerechtvaardigd een rapport in te dienen.

8. Verbeterde due diligence (EDD)

• Zorg voor goedkeuring van het senior management om klanten met een hoog risico aan boord te krijgen of te behouden.
• Bevestig de bron van fondsen en, indien van toepassing, de bron van rijkdom.
• Pas strengere limieten, verhoogde monitoringfrequentie en periodieke beoordelingen toe.
• Voor PEP’s: beoordeel rol, invloed en nabijheid; screening van negatieve media en sancties uitvoeren met voortdurende monitoring.

9. Voortdurende monitoring en screening

• Monitor activiteit aan de hand van risicoprofielen en verwacht gedrag om afwijkingen op te sporen (bijvoorbeeld structurering, snelle in- en uitbewegingen, gebruik van mixers of privacytools waar relevant).
• Screen klanten en transacties aan de hand van actuele sancties, volglijsten en PEP-lijsten bij onboarding en op continue basis.
• Controleer en update klantinformatie periodiek, op risicobasis.
• Onderzoek waarschuwingen onmiddellijk; documenteer beslissingen en beweegredenen.

10. Transactiecontroles

• Stel risicogebaseerde limieten in voor stortingen, opnames, aankopen en aflossingen.
• Beperk of verbied transacties waarbij rechtsgebieden met een hoog risico of gesanctioneerde personen/entiteiten betrokken zijn.
• Pas waar van toepassing blockchain-analyses en adresrisicoscreening toe voor virtuele activastromen.
• Implementeer snelheidscontroles, apparaat-/IP-risicocontroles en multi-factor authenticatie.
• Transacties vasthouden, onderbreken of weigeren in afwachting van beoordeling als er waarschuwingssignalen worden geïdentificeerd.

11. Rapportage van verdachte activiteiten

• Werknemers moeten ongebruikelijke of verdachte activiteiten onmiddellijk escaleren naar de AML Compliance Officer (MLRO).
• Waar nodig zal de MLRO interne rapporten en externe rapporten indienen bij de bevoegde Financial Intelligence Unit (FIU) in Hong Kong zonder de klant te waarschuwen.
• Alle onderzoeken en dossiers worden gedocumenteerd en vertrouwelijk bewaard.

12. Registratie bijhouden

• Bewaar CDD/KYC-gegevens, transacties, screeninglogboeken, monitoringwaarschuwingen, onderzoeken en trainingsgegevens gedurende de perioden die vereist zijn door de toepasselijke wetgeving.
• Zorg ervoor dat gegevens snel opvraagbaar zijn voor regelgevende verzoeken en audits.

13. Opleiding en bewustzijn

• Zorg voor rolgebaseerde AML/CTF-training bij onboarding en minimaal jaarlijks.
• Lever gerichte modules voor rollen met een hoger risico (bijvoorbeeld onboarding, betalingen, onderzoeken, crypto-operaties).
• Beoordeel de effectiviteit van de training en houd aanwezigheidsregistratie bij.

14. Onafhankelijke beoordeling

• Voer onafhankelijke tests uit van het AML/CTF-programma, tenminste jaarlijks of bij materiële wijzigingen.
• Herstel bevindingen snel met gedocumenteerde actieplannen en tijdlijnen.

15. Gegevensbescherming en privacy

• Verwerk persoonlijke gegevens rechtmatig en minimaal voor AML/CTF-doeleinden, in overeenstemming met de toepasselijke privacywetten.
• Implementeer passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
• Zorg voor duidelijke mededelingen en verkrijg toestemming indien dit wettelijk vereist is.

16. Afhankelijkheid van derden

• Waar toegestaan door de wet, kan BitTopUp een beroep doen op gereguleerde derde partijen voor elementen van CDD/KYC, onder voorbehoud van risicobeoordeling en schriftelijke overeenkomsten.
• BitTopUp blijft eindverantwoordelijk voor de naleving.

17. Verboden en beperkte activiteiten

• Diensten zijn niet beschikbaar voor klanten in, of gewoonlijk woonachtig in, uitgebreid gesanctioneerde rechtsgebieden.
• Verboden toepassingen zijn onder meer: mengen/tuimelen om de herkomst te verdoezelen, darknet-markten, ransomware, uitbuiting van kinderen, mensenhandel, wapenproliferatie, fraudeplannen of welke illegale activiteit dan ook.
• BitTopUp kan relaties die een onaanvaardbaar risico met zich meebrengen, weigeren of beëindigen.

18. Naleving van sancties

• Screen klanten, begunstigden en transacties aan de hand van VN-, OFAC-, EU-, Britse HMT- en relevante lokale sanctielijsten.
• Blokkeer of weiger transacties waarbij gesanctioneerde personen, entiteiten of instrumenten betrokken zijn, indien nodig.
• Rapporteer sanctiematches aan de bevoegde autoriteiten volgens de wettelijke vereisten.

19. Inbreuk, handhaving en disciplinaire maatregelen

• Schendingen van dit Beleid kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, tot aan ontslag, en kunnen aan de autoriteiten worden gerapporteerd.
• Leveranciers en partners die hun verplichtingen schenden, kunnen te maken krijgen met contractbeëindiging en kennisgevingen aan toezichthouders, indien van toepassing.

20. Beleidsevaluatie en -updates

• Dit Beleid wordt minstens jaarlijks herzien, en ook bij belangrijke wijzigingen in de regelgeving of in de bedrijfsvoering.
• Voor materiële updates is goedkeuring van de Raad van Bestuur of het senior management vereist.

21. Contacteer

Voor vragen over dit beleid of om verdachte activiteiten te melden, kunt u contact opnemen met:
E-mail: ibittopup@gmail.com
Adres: Kamer 1508, 15/F, Grand Plaza Office Tower II, 625 Nathan Road, Mong Kok, Kowloon, Hong Kong

22. Disclaimer

Dit beleid biedt een algemeen overzicht van het AML/CTF-programma van BitTopUp. Het schept geen particulier actierecht en kan worden aangevuld met procedures die niet openbaar worden gemaakt. Niets in dit document vormt juridisch advies.